Comment puis-je me protéger contre la fraude?

Malheureusement, la fraude se produit parfois dans les petites entreprises. Il a tendance à se produire quand un propriétaire d'entreprise occupé met la confiance complète en quelqu'un, et complètement «les laisse à elle». L'employé se rend compte que personne ne vérifie vraiment ou ne supervise ce qu'il fait, et lorsqu'un grief se produit ou que des problèmes d'argent surviennent à la maison, ils succombent à la tentation.

Tout d'abord, gardez les moyens de paiement sous votre propre contrôle pendant que votre entreprise est assez petite. Gardez vos chéquiers enfermés dans un tiroir. Si quelqu'un d'autre écrit les chèques, vérifiez qu'ils sont tous comptabilisés, indiquez que tous les chèques défigurés devraient avoir «annulé» écrit sur eux et agrafé à l'arrière du livre, plutôt que jeté. Pour les paiements électroniques, gardez le mot de passe privé. Demandez que la documentation originale soit présentée (factures, notes de livraison, relevés, le cas échéant) au moment du paiement.

Lorsque votre entreprise atteint une taille que vous ne pouvez pas contrôler personnellement les paiements, assurez-vous qu'il y a ségrégation des tâches. Par exemple, une personne saisit les factures d'achat et prépare la course de paiement/chèques, une autre personne signe les chèques et réconcilie le compte bancaire.

Quels rapports dois-je examiner?

Le compte de profit et de perte montre comment bien (ou mal) les choses vont. Cependant, il n'est pas très utile de regarder un chiffre de profit isolément. Si on vous disait que vous étiez en voyage et que vous étiez actuellement à Darlington... serait-ce bon ou mauvais? C'est à peu près la même chose avec le profit et la perte. Un chiffre ne signifie pas grand-chose à moins que vous ajoutiez le contexte d'où vous venez et où vous espérez arriver. Donc, vous voulez vraiment voir un compte de bénéfice et de perte pour le mois par rapport au bénéfice et la perte pour le même mois l'année dernière. Ou regardez le bénéfice et la perte d'une année à ce jour par rapport à l'année à ce jour pour la même période l'an dernier.

Si vous voulez vraiment devenir sérieux - planifiez ce que vous voulez réaliser. Vous êtes beaucoup plus susceptibles de l'atteindre si vous planifiez pour elle et l'engager à écrire. Le plan sous forme de chiffres est ce qu'on appelle un budget.

Si vous êtes sérieux au sujet de votre entreprise, et avez un budget, regardez un rapport montrant le bénéfice et la perte d'année à ce jour contre le budget.

D'autres rapports que vous devriez certainement regarder chaque mois sont le rapport des débiteurs âgés (combien vos clients vous doivent et quel âge les dettes sont) et une vente par rapport client (le principe de Pareto s'applique habituellement où la plupart de vos ventes proviendront d'un petit nombre de cust omers).

Dois-je avoir le contrôle des stocks?

C'est une question difficile à répondre ........... Ça dépend.

Maintenir un bon contrôle des stocks n'est pas facile, il nécessite un système et il faut de la discipline. Les coûts des systèmes informatiques sont maintenant à un niveau où même le plus petit magasin peut se permettre de mettre en œuvre un système complet de contrôle des stocks. Cependant ont-ils la capacité technique de l'exploiter et la motivation et la discipline pour s'y tenir?

Pour une entreprise qui est prête à passer par la «barrière de la douleur», les avantages sont

Conseiller les clients au moment de la commande en stock
Réorganiser le stock au bon moment
Avoir le chiffre d'actions disponible chaque mois pour les comptes
Soyez conscient des marges et obtenez donc un avertissement précoce sur les problèmes potentiels
Accroître le potentiel d'emprunt bancaire, avec la sécurité sur les actions
Ai-je besoin d'un compte bancaire distinct pour l'entreprise? La réponse courte est OUI.
HM Douanes et Revenu s'attendrait à voir un compte distinct pour votre entreprise. Dans le cas d'une enquête, ils demanderaient probablement à voir vos relevés bancaires d'affaires. Si tout est en ordre, il serait inhabituel d'avoir à leur fournir vos relevés bancaires privés.

De votre propre point de vue, il est beaucoup plus facile de séparer les choses et de s'assurer que toutes les dépenses d'entreprise sont incluses dans les comptes si vous exécutez un compte bancaire d'entreprise distinct.

Comment gérer les devis/estimations ?

Si vous préparez des devis sur un traitement de texte, un système approprié devrait rendre votre entreprise beaucoup plus efficace. Vos estimations doivent être facilement converties en factures (ou en factures en partie). Plus de temps perdu à vérifier sur la citation originale.

Comment gérer le contrôle du crédit ?

Si votre entreprise accorde du crédit à vos clients, le contrôle du crédit est un problème important. En effet, si vous ne parvenez pas à résoudre ce problème, cela pourrait bien conduire à l'échec de votre entreprise. Vous devez réfléchir aux points suivants :

Comment décidons-nous d'accorder ou non un crédit à un client?
Combien de crédit donner à chaque client?
Comment traitons-nous avec les clients qui dépassent leur limite de crédit?
Devrions-nous facturer des intérêts sur les paiements en souffrance?
Qui s'occupe des comptes en souffrance?
Consultez un rapport sur les débiteurs âgés chaque mois, afin que vous puissiez voir tous les problèmes qui surgissent.
Mettre en œuvre une politique de contrôle du crédit qui répond aux questions ci-dessus. Cela vous permettra de gérer vos clients de compte de crédit de manière efficace et cohérente.